(P) e-Factura 2024: Cum se face înregistrarea în sistemul național RO e-Factura

Redacția Redacția

Publicat 23. 4. 2024

Copiază legătură Distribuiți pe Facebook Distribuie pe Whatsapp Distribuie pe Telegram Distribuie pe Twitter

Dacă ești antreprenor, sigur ai auzit deja că, începând cu data de 1 ianuarie 2024, România se va alinia statelor membre ale Uniunii Europene și va institui facturarea electronică obligatorie. Este o provocare mare pentru firme, mai ales dacă nu găsesc soluții de eficientizare a muncii și apelează la metoda tradițională de emitere a facturilor manual. 

Completarea manuală a datelor pentru fiecare factură pe site-ul ANAF poate dura și 10 de minute, în funcție de numărul de linii de pe factură și de abilitatea utilizatorului de a completa datele necesare. În schimb cu un soft potrivit, transmiterea facturilor prin sistemul RO e-Factura în 2024 se poate face instant.

Ceea ce vrem să menționăm de la bun început este că e-Factura nu se referă la facturile în format electronic trimise pe e-mail clienților. RO e-factura este un sistem electronic prin intermediul căruia sunt emise și raportate la ANAF pentru verificare toate facturile unei firme.

De ce este importantă e-Factura

Dacă încă ai această nelămuririle, află că sistemul Ro e-Factura creează un nivel mult mai mare de transparenţă în relaţia dintre contribuabili şi autorităţile fiscale. Este un serviciu electronic pentru evidența facturilor, ce contribuie la susținerea unui mediu fiscal eficient și la crearea unui mediu concurențial corect.

Prin e-Factura se urmărește combaterea fraudei și a evaziunii fiscale, prin urmare și îmbunătățirea colectării TVA-ului la bugetul de stat. Acest fapt este posibil tocmai prin faptul că factura electronică este accesibilă în timp real pentru ANAF care poate verifica suprapunerile dintre TVA declarată și colectată și facturile emise și primite de o firmă.

Sistemul RO e-Factura a început în anul 2022 pentru anumiți contribuabili încadrați în categoriile cu risc ridicat, însă e-Factura în 2024 se aplică pentru toate firmele din România și are dublu scop:

• Instrument de verificare a colectării taxelor și prevenire a evaziunii fiscale, având în vedere că toate informațiile trec prin filtrul ANAF.
• Digitalizarea și simplificarea procesului de facturare între firme.

Cum funcționează Sistemului Ro e-Factura

Sistemul RO e-Factura a fost a creat, dezvoltat și este administrat la nivel național de Ministerul Finanțelor și poate fi accesat în Spațiului Privat Virtual (SPV) de pe site-ul anaf.ro, utilizând credențiale (utilizator și parola de acces).

În cadrul acestui sistem, factura electronică creată de un emitent în conformitate cu anumite standarde, este primită, verificată și i se aplică sigiliul Ministerului Finanțelor dacă aceasta este corect întocmită. În caz contrar, se trimite înapoi, astfel emitentul primește un fișier cu erorile identificate pentru a le corecta. Ulterior, destinatarul facturii este notificat că poate descărca factura.

Astfel, la destinatar va ajunge doar versiunea finală a facturii, cea fără erori și cu sigiliul Ministerului Finanțelor. Prin urmare, data comunicării facturii în funcție de care începe termenul de plată, va fi considerată data la care destinatarul este notificat că are factura disponibilă pentru a fi descărcată.

Cum se face înregistrarea în sistemul RO e-Factura 2024

Sistemul național e-Factura este gândit ca o bază de date online, disponibilă public, la care ai acces printr-un cont pe site-ul ANAF. Pentru înregistrarea în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura în relațiile comerciale cu alți operatori economici se va completa și transmite la distanță Formularul 084 - Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura.

În baza cererilor de înregistrare depuse de operatorii economici, acest registru va fi actualizat în mod permanent cu informațiile despre operatorul economic. Principalele secțiuni care trebuie completate în Formularul 084 sunt:

• Cod numeric personal - CNP sau NIF al titularului de certificat
• Nume, prenume - câmpul se completează automat din bazele de date ANAF
• Tip act de identitate - se alege din listă tipul actului de identitate pe care îl are titularul de certificat
• Serie act de identitate
• Număr act de identitate
• Calitate - se alege din listă, conform documentului din care rezultă calitatea de reprezentant legal, reprezentant desemnat respectiv de împuternicit, potrivit art. 18, alin. (2) din Codul de procedură fiscală
• Nr telefon mobil - se completează cu un număr de telefon mobil din România
• Adresa de email - se completează cu o adresă de e-mail validă. Dacă adresa este eronată, contribuabilul nu va putea finaliza înregistrarea, deoarece validarea se va face prin completarea codului primit pe email-ul declarat în formular.

Odată îndeplinită această formalitate, operatorul economic va fi înscris în Registrul RO e-Factura începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opțiunii. Din acel moment, el va dobândi atât calitatea de emitent de facturi electronice în cadrul sistemului RO e-Factura cât și cea de destinatar. Acest lucru înseamnă că va avea posibilitatea atât să transmită facturi prin intermediul sistemului, cât și să primească.

Orice antreprenor interesat de trimiterea facturilor prin e-Factura în 2024 trebuie să știe faptul Formularul 084 se completează doar electronic și se transmite doar online.

În urma completării acestui formular, pentru aprobarea accesului în SPV este obligatorie prezentarea la ghișeu, pentru a prezenta documentele precizate la art. 17, alin. (8) din OMFP 660/2017 (numărul de înregistrare, actul de identitate și documentele din care rezultă calitatea).

Pentru aprobarea cererii de înregistrare fără deplasarea la ghișeu, se pot folosi informaţii pe care numai Ministerul Finanţelor Publice şi agentul economic le cunosc. Numerele de înregistrare ale deciziilor de impunere emise în 2013 sau 2014 şi comunicate prin poştă reprezintă o astfel de informaţie. Prin urmare, pentru aprobarea cererii de înregistrare fără deplasarea la ghișeu, se va opta pentru completarea în câmpul “Tip aprobare” a opţiunii „Verificare număr de înregistrare decizie” şi în câmpul „Număr decizie”, a acestuia.

În cazul în care s-au făcut greșeli în completarea datelor, pentru a se înregistra în SPV seria de buletin sau altă informație ce nu poate fi modificată în meniul „Editare profil”, va trebui să se reia procedura de înregistrare folosind datele corecte şi alt nume de utilizator. Înregistrările nevalidate sunt șterse automat după 10 zile.

Pentru ca această tranziție să fie mai ușoară către e-Factura 2024, antreprenorii au posibilitatea să aleagă un soft performant așa cum este cel dezvoltat de NextUp, astfel încât cu un singur click facturile să ajungă atât la clienți cât și la ANAF.

*Acest articol este un material publicitar al cărui conținut a fost realizat în mod independent de o terță parte, fără răspunderea editorială şi sub supravegherea PRO TV S.R.L.