(P) TOP 5 sfaturi esențiale pentru o implementare ERP reușită

Redacția Redacția

Actualizat 8. 9. 2023

Copiază legătură Distribuiți pe Facebook Distribuie pe Whatsapp Distribuie pe Telegram Distribuie pe Twitter

Fiecare om de afaceri vede succesul în mod diferit, dar un lucru în comun din perspectiva tuturor este atingerea obiectivelor. Obiectivele sunt bineînțeles diferite, dar pentru a ajunge în acel punct este necesară elaborarea unei strategii. Implementarea unui sistem ERP este un pas important pentru o firmă care vrea să își atingă obiectivele cât mai repede și să țină ritmul cu o lume puternic competitivă. 

În aceste condiții, un sistem ERP este o soluție software integrată care ajută companiile în gestionarea diferitelor aspecte ale operațiunilor lor, inclusiv financiar, resurse umane, producție, lanț de aprovizionare, managementul relațiilor cu clienții sau gestionarea stocurilor. Acestea se traduc în reducerea costurilor operaționale și reducerea costurilor administrative.

Transparența datelor și accesul la informații în timp util pot deveni o provocare pentru orice companie. Prin urmare, pentru bunul mers la lucrurilor unei afaceri este nevoie de un soft performant, modern, integrat în care să se regăsească toate informațiile esențiale pentru companie. 

Procesul de implementare ERP implică mai multe etape și necesită o planificare atentă pentru a asigura obținerea obiectivelor stabilite, pe lângă automatizarea proceselor firmei. Există mai multe aspecte de ținut cont, dar noi am simplificat lucrurile la TOP 5 sfaturi esențiale pentru o implementare ERP reușită:

1. Asigură-te că înțelegi ce înseamnă implementare ERP

Poate cel mai important sfat în procesul de implementare a unui soft ERP este să înțelegi exact ce înseamnă acest lucru pentru firma ta. E adevărat, acest sistem poate părea dificil de înțeles însă tu nu ai nevoie de cunoștințe tehnice, se ocupă de acest lucru firma cu care colaborezi, ci să înțelegi procesul prin care firma ta va trece. 

Într-un proces de implementare ERP nu este vorba doar de date, softuri și tehnologii, ci de oameni și strategia firmei. Pentru că această schimbare presupune o analiză și o regândire a proceselor de lucru de până acum, procese care de multe ori erau greoaie și consumatoare de timp și efort. 

Aducerea vechilor procese la lumină este o acțiune dificilă, deoarece rezistența la nou și schimbare e dificilă pentru oricine. Însă, odată ce înțelegi cum funcționează lucrurile și ce presupune exact procesul de schimbare, implementarea se va desfășura cu eficiență mai mare.

2. Definește obiectivele pentru care ai nevoie de ERP

Dacă nu știi exact ce vrei de la un sistem ERP, niciun furnizor de soluții ERP nu te va putea ajuta. Exprimările abstracte de genul “optimizarea proceselor” sau “îmbunătățirea productivității angajaților” nu ajută.

Gândește-te la chestiuni concrete, de genul automatizarea procesului de salarizare sau a raportării SAF-T și odată ce ai evaluat procesele de lucru actuale și ai identificat zonele de îmbunătățire, următorul pas este să definești obiectivele proiectului de implementare ERP..

Pentru a defini scopul proiectului ia în considerare:

• Ce funcții și procese de afaceri vor fi automatizate de sistemul ERP?

• Care sunt cerințele specifice de date pentru sistem, inclusiv migrarea și integrarea datelor?

• Care sunt indicatorii cheie de performanță (KPI) care trebuie urmăriți și raportați?

• Cine sunt părțile interesate și care sunt nevoile și cerințele lor specifice?

Prin definirea obiectivelor proiectului de implementare ERP, vei putea comunica obiectivele și rezultatele așteptate tuturor părților interesate. În plus, prin stabilirea unor scopuri și obiective specifice, poți măsura succesul proiectului odată ce acesta este finalizat.

3.  Alege o soluție ERP de viitor

Există pe piață o mulțime de soluții ERP, esențial este să găsești o soluție performantă care să îți susțină dezvoltarea și pentru viitor și că va putea îngloba cele mai noi tehnologii. Următorul pas este selectarea unei soluții software ERP adecvate, care se aliniază cel mai bine cu cerințele și obiectivele de afaceri.

Atunci când alegi o soluție ERP, ia în considerare:

• Dacă software-ul îndeplinește cerințele funcționale specifice ale organizației, cum ar fi contabilitatea, gestionarea stocurilor și CRM?

• Software-ul ERP se integrează cu sistemele și datele actuale?

• Poate software-ul să ofere capabilitățile necesare de raportare și analiză, cum ar fi raportarea financiară, gestionarea stocurilor și analiza vânzărilor?

• Este software-ul scalabil și suficient de flexibil pentru a se adapta la creșterea viitoare a afacerii?

Consultarea cu un expert ERP dintr-o companie așa cum este NextUp te poate ajuta să iei cea mai bună decizie, astfel încât să se adapteze nevoilor firmei tale. 

4. Pregătește angajații cu privire la noul sistem ERP

Indiferent pentru ce tip de implementare ERP ai optat, dacă dorești să automatizezi anumite departamente din firmă, este important să te asiguri că toți angajații cunosc modul de utilizare a sistemului și înțeleg ce presupune acesta, precum și care sunt beneficiile pe care le aduce.  

În funcție de nevoile organizației, este indicat ca angajații să cunoască:

• Modul în care funcționează sistemul ERP și procesele asociate acestuia;

• Instrucțiunile clare pas cu pas despre cum să utilizeze toate caracteristicile și funcțiile sistemului;

• Explicațiile detaliate privind introducerea datelor, raportarea și alte sarcini de bază;

• Soluțiile pentru rezolvarea problemelor;
• Resursele pentru suport.

5. Dezvoltă o strategie de management al schimbării

Un sistem ERP va aduce multe schimbări în privința operațiunilor și fluxurilor de lucru, iar acestea vor influența angajații și modul de lucru atât direct, cât și indirect. Prin urmare, gestionarea unei astfel de schimbări este importantă pentru a atenua orice risc operațional și incertitudine în viitor.

Managementul eficient al schimbării se bazează pe o abordare strategică prin care toate schimbările, atât reale, cât și potențiale, sunt luate în considerare și sunt evaluate riscurile. De aici, poți dezvolta o strategie care maximizează transparența, asigurându-te în același timp că business-ul funcționează normal.

La fel ca implementarea ERP în sine, managementul schimbării necesită o abordare pas cu pas, inclusiv:

• Începe prin a identifica anumite schimbări și potențiale și stabilește cine și ce va fi afectat de acestea;

• Comunică și pregătește personalul pentru schimbări, oferind îndrumări practice și sprijin, precum și instruire suplimentară acolo unde este necesar;

• Fii transparent cu privire la motivul pentru care afacerea implementează software-ul ERP atunci când comunici cu personalul. De ce este necesar sistemul și ce beneficii va aduce afacerii?

• Stabilește proceduri pentru noile structuri operaționale, fluxuri de lucru și procese. Cu cât poți fi mai cuprinzător în această etapă, cu atât tranziția și integrarea vor fi mai ușoare atunci când sistemul va intra în funcțiune.

• Asigură o transparență totală prin furnizarea de actualizări regulate ale proiectelor tuturor angajaților afectați de schimbare.

Implementarea ERP este o provocare, necesitând resurse semnificative, expertiză tehnică și o mentalitate strategică pentru a-l duce până la finalizarea cu succes. Dar, cu abordarea corectă, echipa potrivită și atitudinea potrivită, este un următor pas fezabil pentru companiile mari și mici.