(P) Cum alegi cele mai bune dosare - 10 criterii esențiale

Redacția Redacția

Actualizat 6. 9. 2019

Copiază legătură Distribuiți pe Facebook Distribuie pe Whatsapp Distribuie pe Telegram Distribuie pe Twitter

Hârtia, în orice domeniu de activitate, este produsul care nu lipsește de pe birou sau din activitățile tale.  

În fiecare zi, se adună pe biroul tău numeroase foi care necesită o minimă atenție și capacitate de organizare din partea ta. De modul în care păstrezi fiecare document vei ajunge să prețuiești sau nu valoarea fiecărui document și chiar propria muncă, dar poți și să îți dai seama cât de eficient ești în activitățile tale. 

Organizarea documentelor în dosare, pe categorii, deși este o acțiune simplă, necesită atenție, mai ales dacă arhivarea lor este o cerință obligatorie, în cazul instituțiilor, societăților comerciale. De aceea, în funcție de importanța documentelor și de nevoile tale de îndosariere / arhivare, poți să ții cont de câteva caracteristici esențiale ale unui dosar pentru a-ți ușura munca și a fi mulțumit de alegerea făcută.

1.    Tipul de material folosit
 

Un prim criteriu în alegerea unui dosar este tipul materialului: carton sau plastic. Un dosar realizat din carton poate prezenta durabilitate în timp, doar dacă este ferit de umezeală sau alți factori care i-ar putea determina degradarea. Pot fi mai multe tipuri de dosare din carton, și anume: dosar cu șină, dosar cu găuri, dosar plic, dosar încopciat. Dosarele din carton sunt foarte utile în sortarea documentelor pe subdiviziuni, perioade sau departamente. Tot din carton, dar mai gros și rigid, mai sunt realizate bibliorafturile. Acestea pot fi prevăzute cu coperte laminate, plastificate la interior și exterior, precum și cu bordurile sau colțurile metalice pentru a evita degradarea și pentru a oferi stabilitate. 

Un alt tip de dosar este cel din plastic. Acesta oferă nu numai avantajul durabilității ci și al faptului că nu se murdărește atât de ușor precum cel din carton. O alegere potrivită pentru protecția documentelor este și biblioraftul din polyfoam, care este un plastic cu design modern, rezistent la îndoire și cu coperte mai groase, dar mai costisitor.

2.    Sistemul de închidere 

Un alt criteriu esențial este mecanismul de prindere a documentelor. Aceste tipuri de închidere sunt folosite în funcție de numărul de coli ce trebuie îndosariate. La dosarele din carton sau plastic cu o dimensiune mai mică a cotorului se pot folosi alonje din plastic cu 2 perforații standard – în special la dosarele încopciate, alonje autoadezive cu mai multe perforații standard (până la 11), cu capsă din plastic sau prin fixarea celor două coperte cu un elastic. 

Cel mai întâlnit sistem de închidere la bibliorafturi este cel nichelat, acționat prin apăsarea unei șine – metoda pârghiei – asupra colilor. Acestea din urmă sunt securizate prin închiderea a două inele așezate în forma literei „U”. Deși este cel mai uzitat sistem de închidere, în timp, inelele nu rezistă la foarte multe acționări de deschidere / închidere. 

Dacă vrei ca documentele să nu fie perforate, există modalitatea de prindere a colilor într-o șină metalică. 

3.    Coperte standard sau cu vizualizare de conținut
 

Dosarele sunt prevăzute cu coperte standard sau opace, dar și cu coperte care permit vizualizarea conținutului. Produsele din a doua categorie, în special cele din plastic, sunt pretabile pentru prezentarea portofoliului în mediul educativ, financiar sau marketing. Tot în această categorie intră și bibliorafturile care au copertele flexibile și care au utilitate tot pentru prezentarea diferitelor proiecte, dar nu și în procesul de arhivare a documentelor.
 

4.    Numărul și forma inelelor 
 

În funcție de gradul de securizare a documentelor, dosarele pot avea de la 2 până la 5 inele metalice de atașare sau securizare a foilor. Cu cât numărul inelelor de prindere este mai mare, cu cât riscul de deteriorare sau pierdere a documentelor este mai mic. 

5.    Formatul dosarului 
 

Dosarele pot fi alese și în funcție de formatul foilor. Astfel, sunt pentru formatul A5 – arhivarea documentelor mai mici, precum chitanțe, extrase de cont, formulare bancare; A4 – documentele standard; A3 – proiecte din domeniul arhitecturii, ingineriei, artistic etc. În funcție de poziționarea inelelor pe cotor, foile pot fi așezate în forma landscape sau portret. 
 

6.    Capacitatea de stocare a colilor
 

Grosimea cotorului dosarelor este variabilă, de la 2,5 până la 10 cm. De aceea, poți alege tipul de dosar în funcție de cantitatea de foi pe care o ai de îndosariat. La o grosime de 8 cm, numărul de foi care pot fi arhivate este de aproximativ 600. Numărul foilor variază în funcție de modelul de biblioraft, forma inelelor, grosimea foii, precum și de atașarea unor folii protectoare. 
 

7.    Modul de personalizare 
 

În general, cotorul este prevăzut cu o etichetă pe care pot fi notate câteva informații de bază sau cuvinte cheie. În funcție de preferințe sau necesități, etichetele sunt detașabile și pot fi personalizate în culori diferite pentru o identificare rapidă. Cele mai multe tipuri de bibliorafturi sunt configurate cu un orificiu de prindere metalic pentru o extragere ușoară și rapidă de pe raft. 
 

8.    Accesorii
 

Unele tipuri de dosare au și buzunare speciale pentru păstrarea documentelor neperforate, atașarea unui CD / DVD sau alte tipuri de materiale, precum și locuri suplimentare pentru suportul instrumentelor de scris. Acest tip de dosar este mai costisitor, dar poate fi utilizat pentru arhivarea documentelor și conținutului digital, în special pentru persoanele care prezintă portofolii.  
 

9.    Cromatica 
 

Cromatica copertelor este una foarte variată, dar, în funcție de scopul pentru care este folosit, este recomandată alegerea unor culori potrivite. În general, este folosită o paletă cromatică mai sobră pentru activitățile de la birou, iar pentru copii și adolescenți, datorită proiectelor educative în care sunt angrenați, au apărut modele din carton lucios, cu imprimeuri și o cromatică puternică. 
 

10.      Librărie sau online?
 

Librăriile cu standuri de papetărie/birotică, ca și site-urile online, oferă o gamă variată de produse, dar, spre deosebire de librării, în online găsești ceea ce te interesează mult mai ușor și rapid – la un click distanță, iar prețurile pot fi mult mai accesibile.

Un birou organizat, indiferent că sunt folosite bibliorafturi carton sau plastificate, îți oferă zi de zi sentimentul de control, precum și confortul fizic și psihic necesar că nu mai ești în umbra teancurilor de hârtii, a dezordinii sau în incertitudinea aflării unui document.