(P) Cum aplici un cod de culori ca să-ți organizezi biroul

Redacția Redacția

Actualizat 22. 8. 2019

Copiază legătură Distribuiți pe Facebook Distribuie pe Whatsapp Distribuie pe Telegram Distribuie pe Twitter

Folosirea culorii ca instrument de organizare este una dintre cele mai eficiente metode de a economisi timp și de a fi mai productiv. 

Recunoaștem instinctiv culorile și le asociem o interpretare mult mai repede decât putem să citim un text. Dacă vei aplica acest principiu în cazul task-urilor de la birou, o să lucrezi mult mai eficient și vei putea reduce situațiile stresante.

Această tehnică organizațională este modalitatea perfectă de a transforma grămezi de dosare în teancuri ordonate. Codarea culorilor funcționează cel mai bine atât în cazul fișierelor fizice, cât și în cazul fișierelor digitale și, dacă trebuie să organizezi ambele tipuri de fișiere, poți utiliza cu ușurință același sistem de codare a culorilor pentru fiecare.

Pentru o bună organizare, poți grupa fișierele fizice în bibliorafturi. Nu știi de unde poți achiziționa astfel de produse? Ei bine, numeroase modele de bibliorafturi îți poți achiziționa de la Biroticienii.

Iată mai jos cum aplici un cod de culori ca să-ți organizezi biroul!

 

Atribuie o semnificație unei culori

 

Primul și cel mai ușor pas este să atribui o culoare task-urilor divizate pe categorii. De exemplu, pentru subiectele de contabilitate poți alege culoarea verde.

De asemenea, optează pentru culoarea albastru dacă task-urile tale au legătură de asigurările de sănătate. Roșu este potrivit pentru lucrurile care trebuie rezolvate urgent.Această strategie poate fi utilă în special atunci când ai de-a face cu foarte multe fișiere, clienți, furnizori sau linii de produse.

Deoarece oamenii recunosc culoarea rapid, utilizarea ei ca un fel de etichetă este o oportunitate pentru îmbunătățirea eficienței la birou. De exemplu, poți avea fișiere divizate în două categorii: „De rezolvat acum” și „De rezolvat mai târziu” – iar pentru acestea să existe o culoare reprezentativă.

Mai mult decât atât, dacă lucrezi la mai multe proiecte în același timp, ideal este să le aloci o culoare, pentru a le recunoaște mult mai ușor în bibliorafturi. Portofoliile sau plicurile colorate sunt opțiuni bune pentru transportul documentelor către întâlniri specifice, alte departamente și locații.

Dacă ai o afacere și trebuie să te întâlnești cu diferiți parteneri de business, îți poți organiza întâlnirile în funcție de un sistem al culorilor din calendar. Mai exact, bifează-ți cu o culoare, în calendar, zilele în care ai întâlniri de afaceri.
 

Folosește culorile și în calendarul tău virtual
 

Poți pune acest lucru în aplicare și în cazul calendarelor virtuale. Aproape toate aplicațiile din calendar îți permit să marchezi diferite culori pentru evenimente.

Ideal este să găsești o aplicație mobilă care are această funcție și, în plus, îți trimite notificări în cazul evenimentelor importante.  
 

Stabilește un termen de valabilitate al fișierelor
 

Chiar dacă poate părea ciudat, stabilirea unui termen-limită pentru rezolvarea task-urilor este una dintre cele mai bune metode de organizare într-un birou. Astfel, reușești să reduci fișierele și să scapi de mulțimea de task-uri.

Eliminarea fișierelor, în funcție de conținut, poate fi dificilă, deoarece este greu de determinat ce fișiere trebuie salvate și ce fișiere pot fi aruncate. Dar eliminarea fișierelor în funcție de perioadă reprezintă un mod sigur și standardizat de a decide ce poți arunca și ce nu.

Ce poți face? Ei bine, stabilește o perioadă de valabilitate pentru fiecare tip de document: un an, doi ani, trei ani etc., în funcție de activitatea pe care o desfășori. Dacă știi că este posibil să ai nevoie din nou de fișiere, pur și simplu mută-le într-un sertar „arhivă”, organizat pe categorii.  Ideal este să faci curat în fișiere în fiecare an.
 

Adaugă culoare și cablurilor din birou
 

În ciuda eforturilor noastre de a scăpa de cablurile de la birou și de a folosi totul wireless, se pare că acest lucru nu o să se întâmple foarte curând.

Și, atâta timp cât ele există, acestea se și încurcă între ele. Cu siguranță, ai trecut și tu prin această situație de multe ori. Pentru a nu mai avea parte de o astfel de experiență, ideal este să aplici o bandă colorată pe cabluri, pentru a ști ușor care este rolul lor și pentru a le păstra în ordine.
 

Promovează vânzările cu etichete de preț colorate
 

Promoțiile și reducerile pot fi mult mai ușor de organizat dacă utilizezi un sistem codat prin culori. Lipește etichete roșii sau galbene pe produsele care sunt reduse ori sunt incluse într-o promoție specială.

Aceasta este o modalitate excelentă de a îți face clienții să observe mult mai repede reducerile și promoțiile și, de asemenea, elimină orice confuzie pe care o au angajații tăi când completează registrul vânzărilor.
 

Folosește culorile pentru uniformele angajaților
 

Dacă organizezi un eveniment special și dorești ca personalul să iasă în evidență în mulțime, dă-le tricouri colorate sau alte uniforme colorate.

De exemplu, dacă ai un local și vrei ca angajații tăi să fie identificați ușor de către clienți, uniformele colorate sunt o idee pe care merită să o pui în practică.

Dacă îți dorești ca biroul tău să fie un loc organizat, folosește un cod de culori. Multe dintre sfaturile de organizare de mai sus pot fi puse în aplicare folosind câteva rechizite pentru birou, cum ar fi bibliorafturi colorate, bandă adezivă colorată sau stickere. Cu puțin efort, munca de la birou va fi mai eficientă.