(P) Ce face un event planner și cum te poate ajuta?

Organizarea unui eveniment, fie că este o nuntă, o petrecere aniversară, o conferință de afaceri sau orice alt tip de adunare, poate fi o sarcină complexă și solicitantă.

Pentru a gestiona eficient toate aspectele implicate și pentru a asigura succesul evenimentului, mulți aleg să colaboreze cu un event planer. Dar ce face mai exact un event planner și cum te poate ajuta?

1. Planificare și organizare
Primul și cel mai important rol al unui event planner este planificarea și organizarea detaliată a evenimentului. Adeseori, un event planner pornește de la stabilirea obiectivelor și continuă cu parcurgerea unei liste extinse de pași care asigură succesul evenimentului:
• Înțelegerea scopului și a viziunii evenimentului pentru a putea crea un plan coerent
• Elaborarea unui plan de acțiune
• Crearea unui calendar și a unei liste de sarcini pentru a se asigura că toate etapele sunt acoperite
• Selectarea locației
• Cercetarea și rezervarea locației potrivite care să se potrivească cu tema și dimensiunea evenimentului

2. Gestionarea bugetului
Un event planner are experiență în gestionarea bugetelor, asigurându-se că fiecare aspect al evenimentului este acoperit financiar fără a depăși suma alocată. Un event planner va ști cum să urmeze acești pași pentru a nu depăși bugetul alocat:
• Elaborarea unui buget detaliat
• Identificarea tuturor costurilor implicate și alocarea fondurilor
• Negocierea cu furnizorii
• Obținerea celor mai bune prețuri și condiții de la furnizori și prestatori de servicii

3. Relații cu furnizorii

Un event planner are relații bine stabilite cu diferiți furnizori, ceea ce poate duce la servicii de calitate și oferte avantajoase. Ei se ocupă de:
• Identificarea și selectarea furnizorilor
• Alegerea celor mai buni furnizori pentru necesitățile specifice ale evenimentului.
• Coordonarea furnizorilor
• Respectarea termenelor și livrarea serviciilor

4. Decorarea spațiului
Un event planner are ochiul format pentru design și poate transforma orice spațiu într-o locație de vis. De obicei, va începe cu alegerea unei teme și a unui stil pentru eveniment, va continua cu alegerea furnizorilor și cu implementarea decorului și aranjamentelor urmărind viziunea inițială.

5. Coordonarea în ziua evenimentului
Pe lângă planificarea prealabilă, un event planner se asigura că totul decurge fără probleme în ziua evenimentului. Va gestiona programul, va coordona toate activitățile conform acestui program, se va asigura că nu apar situații neplăcute, iar în cazul celor neprevăzute, va avea grijă să le gestioneze cu calm și tact.

6. Un strop de creativitate
Event plannerii sunt adesea plini de idei inovatoare care pot face evenimentul tău unic și memorabil.
Un event planner cu experiență va avea destule idei originale pentru teme, activități și divertisment și va veni către voi cu o mulțime de propuneri creative și de impact.
Creativitatea unui event planner se vede cel mai bine în organizarea unei nunți – fie că-ți dorești ca nunta ta să aibă loc într-un hambar sau că ai visat mereu la un eveniment pe plajă sau într-un loc deosebit, un event planner va ști exact cum să transforme dorințele în realitate.

7. Te scapă de stres

Poate cel mai mare beneficiu al angajării unui event planner este reducerea stresului. Ei preiau majoritatea responsabilităților organizatorice, permițându-ți să te relaxezi și să te bucuri de eveniment. Ei vor prelua sarcinile administrative, se vor ocupa de trimiterea invitațiilor, de gestionarea furnizorilor șamd.

Mai mult, pe parcursul întregului proces de organizare, un event planner oferă consultanță și suport. Te vor ajuta să iei cele mai informate decizii, te vor ghida în alegerea celor mai bune opțiuni de muzică, flori, divertisment, mâncare și băutură pentru eveniment și vor avea mereu la îndemână sfaturi care să te ajute să treci peste orice problemă întâmpinată.
Un event planner nu doar organizează evenimente, ci creează experiențe memorabile. De la planificarea inițială și gestionarea bugetului, până la coordonarea furnizorilor și implementarea decorului, rolul lor este esențial pentru succesul oricărui eveniment.